Wie vor einigen Jahren schonmal angemerkt, solltet ihr euch, bevor ihr sowas macht, einen Dokumentenscanner kaufen. Mein Geiz hat mich bisher davon abgehalten, daher hat mich das einscannen der Papierberge auch einiges an Zeit gekostet. Aber gut, das initiale scannen macht man ja nur einmal und einen ordentlichen Teil der Rechnungen hatte ich ja schon digitalisiert.
Bisherige Erkentnisse: das aufstempeln der Nummer taugt nur bedingt. Es ist schwerer als man denkt die Zahl da immer an die exakt selbe Stelle und möglichst gerade, ohne zu verschmieren, drauf zu bekommen. Daher bin ich zeitweise dazu übergegangen die Zahl mit dem Drucker aufzudrucken. Das Ergebnis ist zwar besser, aber bei gefalteten Dokumenten oder sehr dünnem Papier verschluckt sich der Drucker gern mal. Außerdem muß ich die Dokumente zum bedrucken ausheften, umsortieren und darauf achten mehrseitige Dokumente nicht fortlaufend zu bedrucken, was sich wiederum im Zeitaufwand niederschlägt. Ich werde also erstmal beim stempeln bleiben, auch wenn die Texterkennung etwas Probleme hat die aufgedruckte Zahl korrekt zu erkennen, aber rückwärtssuchen werd ich wohl eh nie müssen. ;)
Ansonsten hab ich schon einen gut gängigen Workflow entwickelt. Allein die Tatsache das ich nicht mehr jedes Dokument umbennen muß macht die Sache schon um den Faktor 5 schneller. Der Papierberg ist inzwischen auch schon gut um die Hälfte geschrumpft und dadurch das ich keine Ösenhefter und Register mehr verwenden muß, spare ich auch Platz in den Ordnern.