NERDHAVEN

Wie vor einigen Jahren schonmal angemerkt, solltet ihr euch, bevor ihr sowas macht, einen Dokumentenscanner kaufen. Mein Geiz hat mich bisher davon abgehalten, daher hat mich das einscannen der Papierberge auch einiges an Zeit gekostet. Aber gut, das initiale scannen macht man ja nur einmal und einen ordentlichen Teil der Rechnungen hatte ich ja schon digitalisiert.

Bisherige Erkentnisse: das aufstempeln der Nummer taugt nur bedingt. Es ist schwerer als man denkt die Zahl da immer an die exakt selbe Stelle und möglichst gerade, ohne zu verschmieren, drauf zu bekommen. Daher bin ich zeitweise dazu übergegangen die Zahl mit dem Drucker aufzudrucken. Das Ergebnis ist zwar besser, aber bei gefalteten Dokumenten oder sehr dünnem Papier verschluckt sich der Drucker gern mal. Außerdem muß ich die Dokumente zum bedrucken ausheften, umsortieren und darauf achten mehrseitige Dokumente nicht fortlaufend zu bedrucken, was sich wiederum im Zeitaufwand niederschlägt. Ich werde also erstmal beim stempeln bleiben, auch wenn die Texterkennung etwas Probleme hat die aufgedruckte Zahl korrekt zu erkennen, aber rückwärtssuchen werd ich wohl eh nie müssen. ;)

Ansonsten hab ich schon einen gut gängigen Workflow entwickelt. Allein die Tatsache das ich nicht mehr jedes Dokument umbennen muß macht die Sache schon um den Faktor 5 schneller. Der Papierberg ist inzwischen auch schon gut um die Hälfte geschrumpft und dadurch das ich keine Ösenhefter und Register mehr verwenden muß, spare ich auch Platz in den Ordnern.

Da ich hier auf dem platten (naja, eher hügeligen) Land leb und daher relativ viel bestelle und natürlich für jeden Artikel auch eine Rechnung bekomme, sammelt sich da im Monat schon ganz ordentlich was an. Man bekommt zwar immer häufiger Rechnungen im PDF Format, aber der Papierflut tut das kaum einen Abbruch. Von diverser Post mit Behörden und Krankenkassen ganz zu schweigen.

Das ganze Zeug fristet bisher zwar ein wohlgeordnetes Dasein in etlichen Regalmetern an Aktenordnern, aber mal kurz was raussuchen oder generell nach bestimmten Rechnungen oder Aktenzeichen suchen ist nicht. Mal ganz von der immensen Platzverschwendung abgesehen. Daher der Gedanke das alles zu digitalisieren und dabei auch gleich die ganzen Kleckerrechnungen zu entsorgen. Hinsichtlich „papierlosem Büro“ gibt es ja unzählige Lösungsansätze bis hin zu „alles in Evernote parken“ (höre ich da Datenschutzarmageddon?).

Meine bisherige Lösung beschränkte sich auf Rechnungen: ich scanne die Rechnungen ein, verpasse dem Ganzen anschließend einen Dateinamen zusammengesetzt aus Rechnungsdatum und Händlernamen und sortiere es anschließend in einen Dateiordner mit passendem Namen und das original, sofern nötig, alphabetisch sortiert in einen Aktenordner. Das ging, zusammen mit OS X Spotlight, ganz gut. Nachteil, großer Nachteil dieser Lösung ist der immense manuelle Aufwand beim bennenen der Dateien, welcher sich in der Form auch nicht sinnvoll automatisieren lässt, sowie die Tatsache das ich doch einiges im Original aufbewahren und auch wiederfinden muß. Und da ich auch gerne meine ganze Korrespondenz digitalisieren möchte, mußte eine neue Lösung her.

Daher mein neuer, etwas radikalerer Ansatz: alles wird gescannt inkl. Texterkennung und der Dateiname wird automatisiert aus einem Zeitstempel generiert. Alles was im Original aufbewahrt werden muß erhält, rechts oben, eine fortlaufende Nummer via Ziffernstempel und wird in Eingangsreihenfolge, ohne weitere Sortierung, abgelegt. Anhand der Ziffer im PDF Dokument weis ich dann wo und in welchem Ordner sich das Originaldokument befindet. Die Ordner im Regal erhalten dann nur noch Aufschriften like 0 – 400, 401 – 800 usw.

Grundsätzlich könnte ich auch hier auf die Funktionen des Betriebssystems setzen, aber da ich die PDFs sortieren, taggen und Automatismen ins Spiel bringen möchte, komme ich um eine passende Verwaltungssoftware nicht herum. Da ich schon sehr lange DevonThink verwende und ich hier auch passende Exportmöglichkeiten habe, ist das die von mir gewählte Lösung. Ich werde berichten. 😉

Ich nutze Nextcloud zwar erst seit zwei Monaten, bin bisher aber wirklich zufrieden. Auch das Update auf Version 11 war mithilfe des integrierten Updaters überhaupt kein Problem. Jetzt fehlt eigentlich nur noch eine etwas umfangreichere Gallery App sowie eine externe Speicheranbindung an B2 und ich bin restlos glücklich. :)

John Wick ist so ein Film, den man sich ruhig einmal die Woche anschauen kann.

Frohe Weihnachten und ein schönes und gesundes Neues Jahr!

Woran man sieht das ich extrem wenig gebloggt habe? Naja, wenn man runterscrollt sieht man noch den Weihnachtsgruß vom letzten Jahr. ;)

Aber auch dieses mal starten wir mit einem Klassiker in die Feiertage!

…oder so. Nachdem ich dieses Möchtegern Minimalistic Theme nicht mehr ertragen konnte, gibts mal wieder ne mittelgradige Frischzellenkur für mein kleines Blog. Dieses mal aus eigener Feder. Hier und da muß ich, wie immer, noch ein wenig optimieren, aber ansonsten läufts.

So schnell gebe ich ja nicht auf, und vor allem nicht wenn die Einschläge langsam näher kommen. Entgegen meines früheren Blogposts hab ich es doch geschafft für größere Dateien zumindest einen Workaround mittels FolderSync zu basteln. Nicht optimal aber soviel hantier ich auch nicht mit Videos. Damit lässt sich dann auch NextCloud produktiv einsetzen.

Das dürfte auch erklären wies mit meinen Bildergalerien weitergeht. Diese schieb ich jetzt nach und nach in meine Cloud und stell sie dann via Gallery App zur Verfügung. Dank 2nd World Internetzugang dauert das halt noch ein Weilchen, sind über 45GB und wie lang das mit 80kByte Upload dauert könnt ihr euch ja ausrechnen. ;)

Wer sich wundert (falls da noch jemand mitliest der sich wundern könnte) warum meine ganzen flickr Fotos verschwunden sind. Ich hab meinen flickr Account tatsächlich weitestgehend geleert. Denn auch ohne Aluhutträger zu sein, geht mir der NSA-Unterwanderungszirkus beim flickr Mutterkonzern Yahoo nun doch ein wenig zu weit. Ich hab in meinem flickr Account ziemlich viel mit Berechtigungen und selektiven Zugängen zu einzelnen Galerien gearbeitet, einfach weil vieles der Öffentlichkeit vorenthalten bleiben sollte. Dies sehe ich nun gefährdet, daher müssen andere Lösungen her. Also keine Sorge, in den kommenden Wochen wird ein Großteil der Bildergalerien wieder online gehen.

Auch wenn sich da zu OwnCloud 9 noch nicht viel verändert hat, ich finds hübsch. Mag vielleicht auch daran liegen das OwnCloud 5 oder 6 die letzte von mir getestete Version war. ;)

Leider wird es auch NextCloud bei mir nicht in den Produktivbetrieb schaffen, da ich hier durchs Webhosting in der maximalen Scriptlaufzeit begrenzt bin, kann ich keine größeren Dateien, und damit auch keine Videos, hochladen. Sicher sind Webhostingbenutzer nicht die primäre Zielgruppe, aber wenn man das Ziel verfolgt das jeder seine eigene kleine Cloud betreiben kann, muß man sich auch darüber mal Gedanken machen.

Darüber hinaus find ichs schade das es immernoch keine (deaktivierbare) Auto-Update Funktion für Minor-Releases und Security-Updates gibt. Für große Installationen sicher ein NoGo, aber für kleine Clouds spart es viel Wartungsarbeit und ich möchte diese Funktion z.B. bei WordPress nicht mehr missen.

Die letzten Tage bestenfalls mal stundenweise Internet gehabt, ansonsten nur PPPoE Timeouts. Aus der Hotline war nicht mehr herauszubekommen als das es sich um eine Großraumstörung handelt und die Techniker des Technologiepartners mit Hochdruck (da mußte ich dann doch ein klein wenig lachen) an dem Problem arbeiten. Ich mein, ich weis ja das in der IT nicht immer alles so einfach zu lösen ist, aber mal ehrlich, das ist kritische Infrastruktur dafür sollten doch eigentlich Eskalationspläne existieren mit denen sich, zumindest in einem deutlich kürzeren Zeitrahmen als 96 Stunden, der Regelbetrieb wiederherstellen lassen sollte. Zum Glück arbeiten die nicht bei der Feuerwehr…

Ich freu mich schon drauf wenn wirklich alles übers IP Netz läuft und man, um Kosten zu sparen, auch gleich die Redundanz weglässt. Zum Glück hab ich noch ein Funkgerät und genug Holz für Rauchsignale. ;)

Sehr lesenswert dazu überigens ist dieser Beitrag.